Hur du fakturerar som enskild firma

Vad är en faktura?

En faktura är ett juridiskt dokument som bekräftar att en tjänst eller vara har levererats och att betalning ska erläggas. För dig som driver enskild firma är fakturan både ett säljverktyg och en bokföringspost. Den måste innehålla specifik information för att vara giltig enligt svensk lag.

Enligt bokföringslagen och skattelagstiftningen måste varje faktura innehålla vissa obligatoriska uppgifter. Att förstå dessa krav är grunden för korrekt fakturering.

Obligatoriska uppgifter på fakturan

Enligt Bokföringsnämndens allmänna råd måste en faktura innehålla följande:

• Ditt företagsnamn och organisationsnummer
• Din adress och kontaktuppgifter
• Kundens namn och adress
• Fakturadatum och fakturanummer (löpnummer)
• Beskrivning av tjänst eller vara
• Belopp exklusive moms
• Momssats och momsbelopp (om du är momsregistrerad)
• Totalt belopp inklusive moms
• Betalningsvillkor och förfallodatum
• Bankgiro eller kontonummer för betalning

Om du omsätter mindre än 30 000 kr per år behöver du inte vara momsregistrerad. I så fall skriver du "Ej momsregistrerad" eller "Moms utgår ej" på fakturan.

Fakturanummer och nummerserier

Varje faktura måste ha ett unikt, löpande nummer. Det enklaste är att börja med nummer 1 och sedan räkna uppåt. Du kan även använda årtal som prefix, till exempel 2025001, 2025002, etc. Det viktiga är att varje nummer bara används en gång och att serien är kronologisk.

Bokföringsnämnden kräver att nummerserien ska kunna följas och kontrolleras vid revision. Hoppa aldrig över nummer och återanvänd aldrig raderade fakturor.

Moms och momsredovisning

Om din årsomsättning överstiger 30 000 kr måste du registrera dig för F-skatt och moms hos Skatteverket. Som momsregistrerad företagare debiterar du 25% moms på de flesta varor och tjänster (vissa undantag finns för livsmedel, böcker, och personbefordran).

Du redovisar moms månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på din omsättning. Redovisningen sker genom momsdeklaration i Skatteverkets e-tjänst. Kom ihåg att momsen du tar ut från kunder inte är din inkomst — den ska betalas vidare till Skatteverket.

Betalningsvillkor

Standard betalningsvillkor i Sverige är 30 dagar netto, vilket innebär att kunden har 30 dagar på sig att betala från fakturadatum. Du kan sätta kortare eller längre villkor beroende på bransch och överenskommelse. Tydliga betalningsvillkor minskar risken för sena betalningar.

Enligt räntelagen har du rätt att ta ut dröjsmålsränta om kunden betalar för sent. Referensräntan sätts av Riksbanken och du kan lägga till 8 procentenheter. Du kan även ta ut en påminnelseavgift på upp till 60 kr.

Digital vs. pappersfaktura

Idag skickas de flesta fakturor digitalt via e-post som PDF-filer. Digitala fakturor har samma juridiska status som pappersfakturor och är ofta snabbare och billigare att hantera. Se till att spara en kopia av varje skickad faktura — antingen digitalt eller i pappersform.

Bokföringsnämnden godkänner digital lagring om kopiorna är läsbara, kompletta och ordnade så att de kan hittas vid revision.

Vanliga misstag att undvika

De vanligaste misstagen vid fakturering är:

• Glömma organisationsnummer eller momsuppgifter
• Använda icke-löpande fakturanummer
• Otydlig beskrivning av tjänst eller vara
• Felaktig momsberäkning
• Saknade betalningsvillkor eller kontonummer
• Inte spara kopior på skickade fakturor

Genom att använda ett fakturaverktyg eller mall minskar du risken för dessa misstag. Kontrollera alltid fakturan innan du skickar den.

Sammanfattning

Att fakturera korrekt som enskild firma handlar om att följa bokföringslagen, inkludera rätt uppgifter och hålla ordning på nummerserier och moms. Med rätt rutiner blir fakturering en enkel del av din vardag och du undviker problem vid skattekontroller.

Använd gärna digitala verktyg för att automatisera processen och säkerställa att alla fakturor är korrekta och kompletta.

Relaterade artiklar